Работа большинства людей так или иначе связана с электронной почтой.
Решать дела по почте комфортно и удобно. Однако, как и практически любая вещь, электронная почта может способствовать вашей эффективности, а может превратиться в пожирателя времени и сил. Как добиться максимальной эффективности, работая с электронной почтой?
Минутная проверка почты с утра
Утром у каждого человека чешутся руки проверить электронную почту. Без этого простого действия мы чувствуем себя оторванными от мира. Мало ли что могло произойти за вечер и ночь?.. Конечно, мы должны быть в курсе этого. Однако большинство статей по личной эффективности запрещают начинать день с проверки электронной почты. Но мы с ними не согласимся. Речь идет, конечно, о рабочей, а не о личной почте. И только о поверхностной минутной проверке с целью проверки «на месте ли мир».
Итак, зачем проверять почту утром?
Во-первых, утренняя проверка почты – это «бальзам на душу». Человек не может чувствовать себя спокойно, пока не проверит почту. Не проверить почту – это все равно что не открыть лежащий перед вами подарок в коробке. Даже если вы используете всю мощь силы воли, вы постоянно будете возвращаться мыслями к электронной почте, думая, сколько там «нападало» писем и какие изменения могли произойти.
Во-вторых, утренняя проверка почты позволяет лучше спланировать день. Важно быть в курсе важнейших изменений, которые могут повлиять на ход всего рабочего дня. Например, шеф прислал новое задание, заказчик направил срочные правки и т.д. Быть не в курсе таких важнейших изменений в ходе работы по меньшей мере глупо. Таким образом, при помощи утренней проверки почты можно скорректировать свой план на день, максимально учтя вопросы важности и срочности.
В-третьих, утренняя проверка почты позволят рационально спланировать неделю. Просматривая почту, вы можете внести в план недели дела в соответствии с их важностью и срочностью. Например, дело А нужно сделать сегодня, а дело Б терпит – крайний срок только пятница. Таким образом, при помощи почты вы можете более-менее равномерно разбросать дела по неделе.
Итак, вы просмотрели почту. Причем для этого даже не обязательно ее открывать. Нет писем от начальства – слава богу. Молчит заказчик – значит, никаких правок пока вносить не нужно. Пара минут, проведенных в почтовом ящике, подарят вам успокоение. Теперь самое время запланировать время на разбор почты в плане и взяться за самую важную работу.
Правила работы с почтой
Не тратьте на почту лучшее время. Работу с почтой можно назвать одним из самых легких видов работ. Ответить на письма, что-то уточнив, несложно. Поэтому работу с почтой всегда нужно планировать на самое непроизводительное время дня, то есть после обеда. Лучшее же время (до обеда) нужно отдать решению самых важных, сложных и масштабных задач, требующих максимальной концентрации и творческого подхода.
Не отвлекайтесь на почту от текущих задач. Начав работу над такой задачей, очень важно не отвлекаться ни на почту, ни на что другое. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы отключить системы мгновенного оповещения о доставке писем, иначе они будут маячить у вас внизу страницы и рассеивать внимание. Нужно также максимально снизить риск отвлечения коллегами (делать большие глаза и говорить, что вы очень заняты, предлагая подойти через два часа, или сказать, что подойдете сами, как только закончите то, что делаете сейчас).
Разбирая почту, сразу принимайте решения. Когда приходит час разбора почты, «не зависайте». Сразу принимайте решение о том, что сделать, как ответить на то или иное письмо. Если речь идет о важных и срочных делах, сразу вносите появившееся дело в список согласно его приоритетности. На многие письма проще ответить сразу и переместить в архив, чем потом возвращаться к ним, перечитывать снова и только тогда отвечать.
Формулировка и шаблоны. Отвечая на письма, формулируйте свои мысли четко и лаконично. Запаситесь шаблонами, которые позволят просто вставлять в письмо стандартный текст, не тратя время на его набор.
Подходы к сортировке почты
Сделать почту более удобной в использовании и сократить время на ее обработку (а по статистике это 12-13 часов в неделю) помогут эффективные подходы к сортировке.
Папки. Создание папок в почте позволяет легче искать информацию в почтовом ящике. Согласно одному из подходов папки можно сортировать по отправителям. Однако это не всегда себя оправдывает, особенно если ведется переписка с несколькими участниками одновременно или вы точно не помните, кто прислал нужную вам информацию. В таком случае легче будет рассортировать почту по проектам.
Тэги. Альтернатива папкам - тэги, которыми можно помечать письма. Таким подходом пользуются пользователи Gmail. Вы можете создать правило сортировки писем от какого-то адресата. Программа будет присваивать отправителю тэг (например, «фирменный стиль для компании D»), пропускать папку «Входящие» и автоматически направлять письмо в какую-то папку.
Метки. Еще один способ сортировки почты – это пометка важных писем флажком или звездочкой (то есть присвоение статуса важного). Глядя в почту, вы сразу будете видеть, какие задачи вам нужно решить. Также можно отмечать письма, связанные с важными и пока не решенными задачами, как непрочитанные. При этом вы можете сделать, чтобы непрочитанные письма всегда висели в списке первыми. Так вы их точно не пропустите.
Автоматическая фильтрация по теме письма. Еще один легкий способ автоматической фильтрации – это сортировка по теме сообщения. Например, известный дизайнер и блогер Яна Франк ведет у себя в блоге рубрику «Вопрос-ответ», где дает советы в самых разных жизненных ситуациях. На страницах блога Яна всегда просит: если человек хочет, чтобы его проблему разобрали в блоге, отмечать в теме письма название рубрики «Вопрос-ответ». Таким образом, когда приходит черед что-то написать в рубрику, Яна просто открывает папку и выбирает оттуда письмо, на которое дает развернутый ответ. Вы тоже можете поступить подобным образом, попросив коллег отправлять письма по проекту А. с соответствующим заголовком (темой).
Удаление. Сразу удаляйте ненужные письма, спам и прочее. Это поможет вам сузить число объектов внимания. Ненужные письма не будут маячить в списке и рассеивать ваше внимание.
Архивация сообщений. Чтобы письма не маячили в папке «Входящие», вы можете отправлять их в архив. Это очень удобно, поскольку не создает «толкотни» во «Входящих».
Эффективной Вам работы с почтой!