Организация выставок

Не секрет, что современный специалист по управлению персоналом решает не только кадровые вопросы, зачастую он принимает участие в работе над PR и рекламными проектами, в подготовке к выставкам, симпозиумам, презентациям. Поэтому, менеджеру по персоналу необходимо быть компетентным не только в вопросах управления персоналом, но и в тех сферах, где задействован управляемый им персонал. Именно этим темам посвящены новые материалы, размещенные на сайте.

Выставки – это единственное средство, которое приводит заинтересованного покупателя непосредственно к продавцу. Оно позволяет использовать все пять чувств, позволяет демонстрировать продукт, отвечать на вопросы, опровергать возражения и – что самое важное – строить отношения с Вашими потенциальными покупателями. Однако не следует, просто заказав выставочную площадь, ожидать, что весь мир упадет к вашим ногам. Поэтому необходимо потратить несколько часов своего драгоценного времени для того, чтобы составить подробный план действий:

  • Определите, почему Вы выставляетесь именно на этой выставке;
  • Определите Вашу целевую аудиторию;
  • Определите информацию, которую Вы хотите донести до аудитории;
  • Определите реалистичные цели для участия;
  • Определите, как участие в данной выставке соотносится с вашей маркетинговой стратегией.

Перед выставкой. Вы определились со списком всех интересных для вашей компании выставок, проанализировали количественный и качественный состав посетителей и выбрали ту, в которой будете участвовать.

Определите свои задачи. Вы хотите получить 200 заказов? Заключить контракты с тремя новыми дилерами? Или представить абсолютно новый продукт клиентам, конкурентам и представителям массмедиа? Чем яснее Вы определите свои цели, тем больше у вас шансов достичь их. Это является, возможно, самой важной вещью при планировании участия в выставках.

Планирование стенда. Расположение, дизайн и программа мероприятий вашего стенда должны отражать то, чего Вы хотите достичь. Даже если Вы имеете стандартный корпоративный стенд, подумайте, как Вы можете изменить его, чтобы привлечь больше посетителей.

Персонал. Штат, занятый на выставке, также должен соответствовать целям выставки. Будут ли присутствовать технические специалисты, которые могут рассказать о ваших продуктах и услугах более подробно? Или топ-менеджеры, чья задача – общение с высокопоставленными посетителями? Хватит ли улыбающихся стендистов, которые просто привлекают посетителей на ваш стенд. Все это должно быть оговорено заранее.

Скажите людям, почему они должны посетить Вас. Это наиболее простой и очевидный метод привлечения публики на ваш стенд: просто сказать миру, что Вы представляете. Недавние исследования показали, что 83% компаний, которые добились хорошего результата на выставках (собранных заказов или отзывов в прессе) были те, кто заранее позаботился о рассылке информационных материалов своим потенциальным клиентам.

Реклама и пиар до выставки. Разошлите уведомления о программе вашего стенда предварительно зарегистрировавшимся посетителям выставки. Это обычный здравый смысл: сообщить людям, что Вы будете делать во время выставки и почему они должны посетить Ваш стенд. Но многие почему-то забывают об этом. Добавьте в сообщение немного интриги, используйте юмор. В общем, постарайтесь, чтобы ваша информация была интересной.

Не забудьте узнать у организаторов, какие СМИ будут освещать выставку. Получите имена и адреса главных редакторов и перешлите им подготовленные Вами пресс-релизы. Очень хорошо, если в них будут фотографии. И всегда во всех материалах добавляйте: “Вы можете увидеть нас на стенде № …… ”justify" class="text1">Не забывайте о спонсорстве. Спонсорство может быть очень эффективным и недорогим средством достижения ваших целей. Обычно предлагаются самые различные варианты: от спонсорства отдельных семинаров до разрешения раздавать свои рекламные материалы непосредственно на входе. Но наиболее интересные и оригинальные варианты появляются тогда, когда организаторы выставки и компания садятся вместе и начинают думать. Просто будьте откровенны и расскажите организаторам о своих целях и своем бюджете. Вы всегда найдете подходящее решение.

Используйте Интернет. Если у Вас есть свой корпоративный веб-сайт узнайте, каким образом можно обменяться линками с сайтом выставки.

Во время выставки. Хотя во время выставки всегда наблюдается дефицит времени, все-таки постарайтесь выделить несколько минут на осуществление следующих мероприятий.

Проводите совещания со своим персоналом каждый день. Помните, что именно персонал несет основную ответственность за эффективность Вашего выступления на выставке. Поэтому ежедневные совещания по итогам дня необходимы. Напоминайте каждому о целях присутствия на выставке, его роли и задачах. Сообщайте, какие успехи уже достигнуты. Определяйте победителя в ежедневном соревновании за лучший заказ. И, самое важное, поддерживайте энергию и хорошее настроение у своих сотрудников.

Проводите оптимальное количество времени с посетителями. Достаточно важно определить, сколько времени Вы можете проводить с потенциальными клиентами. Желательно тратить его не слишком много (Вы должны встретится и с другими посетителями), но и не слишком мало (Вам нужно получить заказ). И снова определение количества времени зависит от ваших целей.

Определите технологию работы на стенде. Для стендистов существует стандартная процедура, хорошо зарекомендовавшая себя на практике.

Привлечение внимания. Останавливайте людей, используя цвет, движения, звук, броскую графику и конкурсы.

Отсеивание. Вежливо прекращайте контакт с людьми, которые не представляют для Вас интереса. Задавайте вопросы (Бы покупаете лампы для своей организации?), и если эти люди не являются потенциальными клиентами, то не задерживайте их (Тогда я не хотел бы занимать ваше время. Желаю удачного дня!).

Объяснения. Говорите спокойно и уверенно. Проводите короткие демонстрации. Используйте примеры. И старайтесь довести беседу до логического конца – заключения сделки.

Встреча. Если Вы о чем-то договорились с посетителем, сразу передайте его тому, кто работает с клиентами, чтобы не тратить зря время стендиста.

Будьте приветливы. Не скрещивайте руки на груди, не читайте газет, не разговаривайте между собой, уделяя ноль внимания посетителям. Попробуйте разделить сумму, затраченную Вами на участие в выставке, на количество минут, когда она открыта. Полученная цифра наверняка произведет на Вас впечатление. Поэтому напомните вашему персоналу, что нужно вести себя активнее. Понятно, что очень трудно целый день улыбаться и вести беседу на одни и те же темы, но делать это необходимо.

Систематизируйте все ваши контакты. Используйте специальные методы для того, чтобы классифицировать заказы. Например, такой вариант:

  • большой заказ, покупают сразу;
  • маленький заказ, покупают сразу;
  • большой заказ, думают;
  • маленький заказ, думают;
  • интересуются продуктом, послана литература;
  • обычный контакт.

Постоянно работайте с прессой. Приглашайте журналистов на ваш стенд или приходите в гости к ним. Всегда поддерживайте достаточное количество информационных материалов о своей компании в пресс-комнате. Сотрудничайте с организаторами выставки, чтобы направить журналистов прямо на ваш стенд.

Создайте специальный уголок для общения с клиентами. Многочасовые хождения по выставке утомляют людей. Если Вы предложите потенциальному клиенту кофе, прохладительные напитки и возможность отдохнуть в комфортабельном кресле, то вероятность получения выгодного заказа резко повышается.

После выставки. Время проанализировать все события, произошедшие на выставке.

Общее собрание команды. Проведите совещание со всеми, кто работал на стенде. Честно проанализируйте, что было сделано удачно, а что нет. Учтите каждое предложение для того, чтобы повысить эффект от участия в выставке в будущем. Впечатления Вашего персонала – очень важный источник информации.

Оцените Ваши результаты. Вспомните список целей, которые Вы хотели бы достичь, участвуя в выставке. Сверьте полученные цифры с ожидавшимися. Если они совпадают, подумайте, как Вы смогли бы повторить этот успех на следующей выставке. Если нет, определите, в чем причина неудачи.

Следите за заказами. Не оцениваете результаты выставки сразу же после закрытия. Многие компании получают заказы в течение трех, шести или даже девяти месяцев после выставки. Только тогда можно оценить реальные результаты.

Не забывайте про контакты. Каждый посетитель, который обратил внимание на вашу продукцию, не должен быть забыт. Степень контакта может быть разной: письмо с благодарностью за заказ, телефонный звонок или информационный буклет.

Для Ваших потенциальных клиентов в течение недели после выставки становится ясно, кто действительно заинтересован в получении заказа от них, а кто нет. Поэтому не забывайте об этом.

Сделайте почтовую рассылку для всех посетителей выставки. Многие организаторы выставок рассылают пригласительные билеты по различным адресам. Попросите или купите эту базу данных. Короткое письмо со словами: “Извините, что наш стенд не привлек вашего внимания, но знаете ли Вы, что…” может принести несколько новых заказов.

Продолжайте работать с прессой. Позвоните журналистам, с которыми Вы встречались во время выставки и уточните, имеют ли они достаточно информации о ваших продуктах и услугах. Расскажите им о достигнутых результатах. Очень часто пресса готовит специальные обзоры, посвященные итогам выставки, и Ваша информацию с удовольствием будет использована.

Закажите площадь на следующей выставке. Если ваше участие было успешным, постарайтесь забронировать лучшую площадь на следующей подобной выставке. Это поможет вам получить значительную скидку и получить лучшее место.


По материалам журнала “Английский бизнес-клуб”

http://www.anglo-business-club.com

18.07.2004, 12:05


Написать комментарий